Social Media in Vorbereitung für eine Veranstaltung bzw. nach Ende der Veranstaltung klug einsetzen.

Jeder Unternehmer oder StartUp kennt es: Eine Veranstaltung ist geplant, doch wie fülle ich sie?!

So eine Veranstaltung ist oft wichtig, um potenzielle Kunden, wichtige Kooperationspartner oder Empfehlungsgeber für sich zu gewinnen.

Als aktuelles Beispiel diente der Showfight von McGregor gegen Mayweather. Schon mindestens ein Jahr vor dem Event wurde ordentlich ins Social-Media Marketing reingebuttert. Es hieß der „Kampf des Jahrhunderts“ steht kurz bevor!

Und laut Zahlen war dies auch tatsächlich der Fall. Folgende Einnahmen wurden eingespielt:

Fernsehen: 800.000.000$
Sponsoren: 47.000.000$
Wetten: 30.000.000$
Zuschauer in der Arena: 75.000.000$
Merchandising: 2.000.000$
Closed Circuit: 30.000.000$

Selbstverständlich wurden diese Zahlen nicht nur durch Social-Media Marketing erreicht, sondern auch durch Marketing auf allen anderen Kanälen: TV, Radio etc.

Aber Social-Media Marketing spielte hierbei eine sehr große Rolle, denn die Instagram und Twitter Profile von McGregor und Mayweather liefen heiß und wurden täglich geupdated. Der Kampf wurde dadurch meisterlich angepriesen.

Die o.g. Zahlen für kleine Veranstaltungen zu erreichen ist selbstverständlich utopisch. Doch vom Grundprinzip her funktioniert es identisch. Bekannte TV-Formate, Festivals oder sogar Messen machen es jedes Jahr vor.

Vorbereitung ist alles

Wie schafft man es nun seine eigene Veranstaltung zu pushen?

Der Leitsatz „Vorbereitung ist alles“, dürfte jedem ein Begriff sein.

Vorbereitung ist 80%!

Bevor das Datum des Events feststeht solltest du eine Vorlaufzeit einberechnen. Keine zwei Wochen, im besten Fall sechs Monate, je nach Veranstaltungsumfang.

Zu einer souveränen Social Media Strategie gehören folgende Punkte:

Wer ist meine Zielgruppe?

Je nach Programm, Ort und Umfang solltest du deine genaue Zielgruppe definieren. Folgende „W“ Fragen bieten hierbei eine gute Hilfestellung:

Wen will ich auf meiner Veranstaltung haben? Wie erreiche ich meine Zielgruppe? Was interessiert meine Zielgruppe? Warum sollte die Zielgruppe an meiner Veranstaltung teilnehmen? Welchen Mehrwert bietet meine Veranstaltung für meine Zielgruppe?

Wenn du diese Fragen beantwortet hast, kannst du dich dem nächsten Schritt ebnen.

Auf welchen Social-Media-Kanälen ist meine Zielgruppe unterwegs?

Hierbei solltest du beachten, dass nicht alle Altersklassen auf jedem Social-Media-Kanal vertreten sind. Wir empfehlen in Deutschland immer Facebook und Instagram zu nutzen. Für jüngere Zielgruppen bietet sich auch Snapchat an. Es kommt selten vor, dass ein 40-jähriger Akademiker auf Snapchat vertreten ist.

Für Businessveranstaltungen bietet die Plattform MeetUp eine gute Möglichkeit deine Veranstaltung zu bewerben. Auch Xing und LinkedIn ermöglichen dir eine spezielle Zielgruppe zu erreichen.

Informationen und Content verbreiten

Nun, da du weißt welche Social Media Kanäle relevant für dich sind, geht es um die Content Generierung. Als erstes muss deiner Zielgruppe bewusst werden, was auf dem Tagesplan steht bzw. wo und wann dein Event stattfindet. Dazu gehören auch tiefergehende Informationen, wie der Preis, welche Redner werden teilnehmen, Dauer der Veranstaltung und eine genaue Themenübersicht.

Content

Nachdem du die Informationen auf den Social Media Kanälen gestreut hast, solltest du deinem Publikum visuelles Content bieten. Ein schönes Foto vom Veranstaltungsort (Mit Menschen auf dem Foto!), Fotos von den Rednern oder ein kurzes Vorstellungsvideo. Menschen stehen auf Humor und Sympathie, dazu eignen sich lustige, themenbezogene Videos. In Zeiten von Social Media geht auch vieles über Blogger oder Influencer, da diese meist schon über eine hohe Reichweite verfügen.

Content Marketing funktioniert nur, wenn man durchgängig postet. Im besten Fall jeden bzw. jeden zweiten Tag! Bei einer Vorlaufzeit von sechs Monaten und drei Social Media Posts die Woche, wären das schon 72 Posts. So viel Content muss auch erstmal erstellt werden. Dazu gehören Planung, kreative Arbeit, Zeitmanagement und natürlich finanzielle Mittel. Ein Redaktionsplan wäre in dem Fall sehr empfehlenswert.

#Hashtagging

Jeder Social Media Post sollte mit einem identifizierbaren Hashtag unterlegt werden. Sodass der User immer eine Verbindung zur Veranstaltung herstellen kann.

Beispielsweise das jährliche Aufeinandertreffen von Real Madrid gegen FC Barcelona wird regelmäßig auf Facebook und Instagram mit dem Hashtag #elclassico unterlegt. Das schafft eine Identifizierung und brennt sich bestenfalls ins Gedächtnis ein.

Wenn du kein Promi, Influencer oder Blogger bist, solltest du jeden Post mit einem identischen Hashtag unterlegen, denn das schafft Reichweite. Menschen die dich nicht kennen, werden durch Hashtagging aufmerksam auf deinen Post. Die Hashtags dürfen nicht belanglose Dinge beinhalten. Wenn du eine Businessveranstaltung, in der es um wiederverwertbare Technologien geht, auf Instagram bewirbst, solltest du nicht den Hashtag #elclassico benutzen, obwohl dieser eine hohe Reichweite hat.

Denn damit erreichst du Fußball-interessierte und nicht Technik-interessierte Menschen.

Vor dem Event

Die Vorlaufzeit bis zum Event dient dazu so viele Menschen wie möglich zu erreichen. Deswegen sollte deine Marketing Kampagne auch darauf ausgerichtet sein. Umso näher die Veranstaltung rückt, umso spannender die Posts bzw. das Content.

Ein Tipp: Sorge für Spannung, gebe nicht von Anfang an ALLE Informationen preis. Sorge dafür, dass der User das Gefühl bekommt etwas zu verpassen, wenn er nicht zur Veranstaltung erscheint. Eventuell hast du einen Special Gast, ein Special Produkt oder eine Special Dienstleistung auf deinem Event. Menschen lieben Überraschungen! Werde kreativ und lass dir zu deinem Event was einfallen. Falls du nichts Spezielles hast, dann sorge dafür, dass die Gäste denken es wäre speziell. Denn das ist Marketing!

Halte die Nutzer vor dem Event auf dem Neuesten Stand. Poste Fotos von der Vorbereitung. Beispielsweise kleine Gadgets, die jeder Besucher nach der Veranstaltung bekommt. Vor kurzem wurden wir mit dem Team zu einer Veranstaltung vom Whiskey Produzenten Chivas Regal in Berlin eingeladen und jeder Besucher hat beim Abschied eine Flasche Original Chivas Regal in einer qualitativ hohen Verpackung geschenkt bekommen. Vor dem Event wurde vom Veranstalter ein Foto auf Instagram und Facebook hochgeladen, wo genau diese Verpackungen aneinandergereiht präsentiert wurden. Keiner wusste was drin ist aber nicht desto trotz hat man eine gute Impression vor der Veranstaltung bekommen.

Eine weitere Möglichkeit die Veranstaltung zu bewerben sind Gewinnspiele. Gewinnspiele lassen sich super über Social Media vermarkten.

Vielleicht hast du ja was spezielles zu verschenken ?

Bitte deine besten Freunde, Familie oder Arbeitskollegen deine Veranstaltung auf Facebook zu teilen, um so neue Nutzerkreise zu erschließen. Wenn dein Budget reicht, empfiehlt es sich auch einen Facebook und Instgram Influencer zu engagieren. Dieser sollte selbstverständlich zu deiner Zielgruppe passen.

Nach der Veranstaltung

Sammele während des Events so viel Content wie möglich. Empfehlenswert ist hier auch ein Fotograf, der den ganzen Abend damit beschäftigt ist Fotos und Videos zu schießen/aufzunehmen.

Zur späten Stunde sind die Gäste meist offener für lustige, amüsierende Fotos. Du planst eine After-Show-Party? Umso besser! Zeige deinen Followern auf Social Media was sie verpasst haben und nutze die Möglichkeit, um eine zukünftige Veranstaltung zu bewerben.

Berichte in den darauffolgenden Tagen/Wochen auf Social Media welche Themen besprochen wurden, welche Gäste anwesend waren, veröffentliche Videomaterial und verbreite es in den sozialen Medien. Zu dem jeweiligen Post empfiehlt sich immer ein ansprechendes Foto oder Video.

Solange deine Veranstaltung noch in aller Munde ist, bietet sich die ideale Gelegenheit Folge-Events zu veröffentlichen.

Es gehört viel Planung und Ausdauer zur Planung eines Events. Umso besser ist das Gefühl, wenn man vieles richtiggemacht hat und positives Feedback von den Gästen bekommt.

Deswegen ist es wichtig einen gut ausgearbeiteten Social Media Plan in die Veranstaltung zu implementieren. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Entweder man macht es selbst, falls man die nötigen Zeitressourcen hat oder man holt sich professionelle Unterstützung einer Marketingagentur.